Transmettez chaque mois les ventes, achats, banques, caisses, paie, contrats nouveaux et explications des opérations inhabituelles. Une date fixe et une nomenclature commune évitent les oublis.
Un dossier incomplet produit des comptes incomplets. L’objectif n’est pas d’envoyer beaucoup de fichiers, mais de permettre à une autre personne de comprendre chaque flux et de relier le document, le paiement et la décision qui l’a créé.
La liste mensuelle
Adaptez-la à votre activité.
- Factures de vente, avoirs et export du logiciel
- Factures d’achat et notes de frais validées
- Relevés bancaires, caisse et moyens de paiement
- Variables et documents de paie
- Contrats, emprunts, immobilisations et opérations nouvelles
- Tableau des pièces manquantes avec responsable
Nommer et classer sans ambiguïté
Utilisez le mois, le type, le tiers et la référence dans le nom du fichier. Évitez les photos illisibles et les dossiers personnels. Le même document ne doit pas être envoyé plusieurs fois par différents canaux.
Ajouter une note aux opérations atypiques
Une phrase peut éviter plusieurs échanges : remboursement d’associé, acompte, paiement groupé, achat financé ou facture contestée. Identifiez l’opération au moment où votre mémoire est encore fraîche.
Clôturer la collecte
À une date convenue, demandez une liste des manquants, confirmez ce qui n’existe pas et attribuez chaque relance. Conservez ensuite la version finale du dossier et la preuve de transmission.
FAQ
Questions fréquentes
Faut-il garder les originaux ?
Organisez la conservation selon les exigences applicables et les conseils de votre professionnel, même si vous transmettez une copie numérique.
Puis-je tout envoyer par messagerie ?
Un espace structuré et sécurisé est généralement plus fiable. Évitez de disperser les pièces entre plusieurs conversations.
Que faire d’une pièce manquante ?
Inscrivez-la dans un suivi, recherchez une preuve appropriée et demandez comment traiter l’opération plutôt que de l’oublier.